Kembangkan Sistem Arsip Digital, Kelompok 2 Tim 153 KKN-T UNDIP Hadirkan Inovasi untuk KK PKP RI Surakarta

Tampilan Beranda Website KK PKP RI Surakarta

INDOZONE.ID - Mahasiswa Universitas Diponegoro (UNDIP) yang tergabung dalam Kelompok 2 Tim 153 KKN-T menghadirkan inovasi berbasis teknologi informasi melalui pembangunan website arsip digital untuk KK PKP RI Surakarta. Langkah ini menjadi bagian dari upaya mendorong penerapan IT dalam sistem tata kelola data di tingkat organisasi masyarakat.

Program ini lahir dari hasil observasi di lapangan yang menunjukkan bahwa sistem pengarsipan di KK PKP RI Surakarta masih dilakukan secara manual. Proses pencatatan dan pencarian dokumen memerlukan waktu yang lama serta berisiko menimbulkan kehilangan atau kerusakan data. Melihat hal tersebut, Tim 153 KKN-T UNDIP berinisiatif mengembangkan platform digital yang lebih efektif dan efisien.

Baca juga: Cerita Bikin Laris! KKN UNDIP Ajak UMKM Mainkan Storytelling Berbasis Budaya

Ketua Kelompok 2 Tim 153, Muhammad Ahib Ibrilli, mahasiswa Teknik Komputer angkatan 2022, menjelaskan bahwa sistem yang dikembangkan bertujuan untuk mengatasi persoalan tersebut sekaligus mengenalkan pemanfaatan teknologi informasi dalam tata kelola organisasi.

“Dari pihak KK PKP RI sebelumnya masih melakukan pengarsipan dan input data secara manual. Maka dari itu, tujuan utama kami adalah membantu mendigitalisasi proses pengarsipan agar menjadi lebih efisien,” ujar Brilli.

“Selain itu, pencarian dokumen yang dulunya harus membuka satu per satu arsip fisik, sekarang bisa dilakukan secara cepat dan sistematis lewat website yang kami buat,” tambahnya.

Berbagai dokumen yang ditampilkan di website

Website arsip yang dibuat memiliki berbagai fitur seperti pengelompokan dokumen berdasarkan kategori, pengunggahan arsip secara langsung, serta sistem pencarian cepat. Desain antarmuka yang sederhana juga dirancang agar mudah digunakan oleh para pengurus KK PKP RI yang mungkin belum terbiasa dengan teknologi digital.

Baca juga: Mahasiswa KKN UNDIP Bantu UMKM Pudakpayung Go Digital

Respons dari pihak KK PKP RI Surakarta pun sangat positif. Mereka menyambut baik sistem yang dibangun oleh mahasiswa UNDIP ini dan berharap dapat menggunakannya secara berkelanjutan sebagai bagian dari upaya memperbaiki tata kelola administrasi serta menjaga arsip penting agar tetap terjaga dan terdokumentasi dengan rapi.

Pengembangan sistem arsip digital ini menunjukkan bagaimana mahasiswa dapat berperan aktif dalam memberikan solusi praktis bagi organisasi masyarakat. Meskipun masih dalam tahap awal implementasi, antusiasme KK PKP RI Surakarta terhadap sistem ini memberikan harapan baik untuk peningkatan efisiensi kerja mereka. Program seperti ini membuktikan bahwa KKN tidak hanya tentang pengabdian, tetapi juga tentang berbagi pengetahuan dan teknologi yang dapat dimanfaatkan organisasi kemasyarakatan untuk menghadapi tantangan zaman.