Wajib Tahu! Fungsi dan Cara Mengurus Surat Keterangan Aktif Kuliah

Ilustrasi mahasiswa mengurus Surat Keterangan Aktif Kuliah. (Freepik)

INDOZONE.ID - Surat Keterangan Aktif Kuliah (SKAK) merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi melalui bagian BAAK atau Tata Usaha Fakultas.

Surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa masih terdaftar dan aktif mengikuti kegiatan perkuliahan pada semester berjalan.

Umumnya, masa berlaku surat SKAK hanya selama satu semester, sehingga mahasiswa perlu memperbaruinya jika dibutuhkan kembali di semester berikutnya. 

Baca juga: Masih Ragu Ikut Ospek? Simak Fungsi dan Manfaatnya bagi Mahasiswa Baru

Kegunaan Surat Keterangan Aktif Kuliah

Surat ini mempunyai manfaat penting, di antaranya:

1. Syarat Daftar Beasiswa

Salah satu kegunaan yang paling umum adalah sebagai syarat untuk melakukan pendaftaran beasiswa.

Ada banyak program beasiswa, baik dari kampus maupun lembaga eksternal, mewajibkan mahasiswa melampirkan surat aktif kuliah sebagai bukti status akademik mereka.

2. Klaim Tunjangan Gaji Orang Tua (ASN/TNI/Polri/BUMN)

Digunakan untuk keperluan tunjangan gaji orang tua, khususnya bagi orang tua yang bekerja sebagai ASN, TNI, Polri, maupun pegawai BUMN.

Dengan adanya surat tersebut, mahasiswa dapat tetap tercatat sebagai tanggungan keluarga sehingga orang tua bisa memperoleh tunjangan anak sesuai ketentuan instansi tempat bekerja.

3. Pengajuan Cuti Akademik dan Pengurusan Asuransi  

SKAK juga dibutuhkan ketika mahasiswa ingin mengajukan cuti akademik. Kampus biasanya memerlukan dokumen sebagai bagian dari proses administrasi cuti agar data mahasiswa tetap tercatat dengan jelas.

Dalam beberapa kasus, surat aktif kuliah juga digunakan untuk pengurusan BPJS atau asuransi kesehatan keluarga, terutama untuk memperpanjang status tanggungan mahasiswa.

4. Keperluan Administratif Lainnya

Kegunaan lainnya mencakup berbagai urusan administratif seperti pengajuan visa, pembuatan paspor, pendaftaran magang, hingga kegiatan studi banding.

Mahasiswa disarankan untuk menyimpan dokumen tersebut dengan baik dan memastikan masa berlakunya masih aktif ketika diperlukan. 

Baca juga: Sarjana Terapan vs Sarjana Akademik: Bedanya Apa? Ini Panduan Lengkap biar Nggak Salah Langkah

Alur Birokrasi Pengajuan Surat Aktif Kuliah

Saat ini, proses pengajuan SKAK di beberapa kampus sudah dilakukan secara digital sehingga lebih praktis dan cepat, namun tetap memerlukan dokumen resmi. Berikut adalah alurnya:

1. Mempersiapkan Berkas

Mahasiswa harus menyiapkan beberapa dokumen pendukung sebelum mengajukan permohonan.

Biasanya dokumen yang diminta meliputi KRS semester berjalan, KHS atau transkrip nilai, serta bukti pembayaran SPP atau UKT terakhir. 

2. Mengisi Formulir  dan Verifikasi Berkas

Mahasiswa perlu mengisi formulir pengajuan. Prosesnya dapat dilakukan melalui sistem online kampus, seperti portal SIAKAD atau link khusus fakultas, maupun secara langsung di kantor BAAK atau Tata Usaha Fakultas.

Setelah formulir dikirim, petugas akan melakukan verifikasi data untuk memastikan mahasiswa benar-benar aktif dan tidak memiliki kendala administrasi.

3. Proses Tanda Tangan

Jika semua data sudah sesuai, surat akan diproses untuk mendapatkan tanda tangan petinggi kampus terkait.

Beberapa kampus bahkan sudah menggunakan tanda tangan elektronik sehingga prosesnya menjadi lebih cepat. Umumnya, pembuatan surat membutuhkan waktu sekitar satu hingga dua hari kerja. 

Baca juga: Mahasiswa UMM Tembus Magang Daihatsu Jepang, Nicholas Saputra Bagikan Pengalaman Kerja ala Negeri Sakura

4. Pengambilan

Setelah selesai, mahasiswa dapat mengambil surat langsung di loket BAAK atau menerima file digital melalui email.

Layanan pengiriman melalui email biasanya sangat membantu, terutama bagi mahasiswa karyawan atau mahasiswa yang sedang berada di luar kota.